AUDITORIA E CONSULTORIA NA CONTRATAÇÃO DE ERP E OUTROS

As exigências atuais de desempenho vigentes no mundo (leia-se mercado) estão fazendo com que todas as empresas adotem sistemas gerenciais integrados (totais), ou como são comumente conhecidos, “Enterprise Resource Planning”, ou ainda, mais simplesmente “ERP”. A implantação de um moderno sistema gerencial é condição de sobrevivência para as empresas no mercado atual.

A quase totalidade das empresas que se envolvem com a implantação de sistemas gerenciais (Enterprise Resource Planning / ERP) enfrentam graves problemas que podem ser sintetizados em dois tópicos principais: o valor orçado inicialmente é completamente ultrapassado e o cronograma não é minimamente cumprido.
A simples menção da implantação (ou até mesma a substituição) de um ERP é sinônimo de muita dor de cabeça para os administradores. Qual é o problema?

É muito comum, senão obrigatório que, ao iniciar o trabalho de implantação, a empresa seja surpreendida com a necessidade de aquisições de mais módulos, inúmeras customizações e outros serviços não previstos no orçamento original, além, é claro, de novos equipamentos (“hardware”). A explicação é sempre a mesma e reside na alegada impossibilidade de prever problemas decorrentes de questões intrínsecas das empresas antes de iniciar o processo de implantação. O mesmo motivo serve para justificar atrasos imensos em relação ao cronograma.

Embora a explicação pareça razoável, está muito distante de retratar a realidade e justificar os problemas, além de ocultar as possibilidades de eliminar ou minimizar os riscos decorrentes destas situações.

Obviamente que a questão é complexa, mas decorre essencialmente de questões jurídico-contratuais que não são tratadas adequadamente. Via de regra, as empresas não buscam o conhecimento jurídico especializado para adotar providências que afastem ou minimizem estes riscos.

O método usual para uma empresa que queira adquirir ou substituir um ERP, passa por um processo de seleção e avaliação técnicas das opções existentes.

Identificada a melhor opção sobre o prisma técnico, o passo seguinte é a formalização de proposta comercial. Neste momento surgem os primeiros problemas, pois as propostas quase sempre não retratam adequadamente o que foi proposto e está sendo negociado.

Para evitar que os valores orçados inicialmente não sejam superados de maneira imprópria, é fundamental que a proposta comercial reflita formal e integralmente tudo o que foi negociado. A exigência da perfeita adequação da proposta com o que foi negociado está amparada na legislação que estabelece a vinculação entre o proponente e o que foi proposto. Eventuais dúvidas surgidas na interpretação dos contratos poderão ser solucionadas com a análise das propostas.

Portanto, é imprescindível que as propostas técnica e comercial retratem o negócio que está sendo realizado.
Com base nas propostas comercial e técnica, o passo seguinte é necessariamente a formalização do contrato que reproduza e melhor especifique os elementos já contidos nas propostas, além de agregar outros dispositivos específicos dos contratos.

Com o início efetivo do trabalho de implantação começa a fase de controle e gerenciamento jurídico do contrato. Toda e qualquer irregularidade deve ser imediatamente objeto de notificação da outra parte e deve, simultaneamente, haver um controle rigoroso sobre a formalização das atividades diárias do trabalho (atas de reuniões) ou alterações contratuais.
Experiências práticas com a contratação de assessoria jurídica especializada para a orientação na fase de propostas e formalização do contrato, aliada ao acompanhamento do contrato, permitiram minimizar de forma aguda os atrasos na finalização do projeto (tornando-os nulos ou admissíveis) e, também, permitiram que o valor orçado fosse praticamente o mesmo do custo total de implantação do sistema gerencial (aumento não superior a 10%).

Inegavelmente é preciso agregar conhecimento especializado – especialmente na área jurídica - em procedimento tão sensível para o processo produtivo das empresas, uma vez que uma implantação não cuidadosa de um sistema gerencial pode ter conseqüências desastrosas.